Вам сказали, що документ потрібно "апостилювати та перекласти". Або попросили "засвідчений переклад". Або просто написали: "документ має бути легалізований". Саме тут у більшості людей починається плутанина.
Апостиль, переклад і засвідчення вирішують різні завдання. Іноді потрібні всі три дії, іноді лише одна, а іноді людина замовляє зайве просто тому, що ніхто не пояснив, чого саме вимагає установа, яка прийматиме документ.
Правильне питання звучить не "де поставити апостиль?", а "що потрібно зробити з моїм документом, щоб його прийняли там, куди я його подаю?".
Апостиль, переклад і засвідчення - три різні завдання
Апостиль підтверджує походження офіційного документа: справжність підпису, статус особи, яка його підписала, та, коли це застосовується, печатку або штамп.
Переклад робить зміст документа зрозумілим мовою установи, куди його подають.
Засвідчення - це не одна універсальна дія. Залежно від ситуації може йтися про засвідчення перекладу, копії, підпису або про посвідчення приватного документа.
Тому фраза "мені потрібно все завірити" сама по собі ще не пояснює, яка послуга дійсно потрібна.
Що саме робить апостиль
Апостиль використовується для офіційних документів, які мають бути подані в іншій країні, якщо між країнами застосовується Гаазька конвенція 1961 року.
Він не підтверджує, що все написане в документі є правдою, не замінює переклад і не робить документ безстроковим. Його завдання - підтвердити походження офіційного акта.
Якщо документ виданий у Португалії і має використовуватися в іншій країні, апостиль, коли він потрібен, оформлюється в Португалії. Якщо документ виданий в іншій країні, питання апостиля вирішується через компетентні органи країни походження документа.
Послуги з апостилювання документів ми розглядаємо саме разом із кінцевою країною та метою використання документа.
Коли потрібен переклад
Якщо документ складений мовою, яку не використовує установа, що його прийматиме, зазвичай потрібен переклад.
Для реєстраційних процедур у Португалії іноземні документи, як правило, подаються із сертифікованим перекладом португальською мовою. Але з цього правила є винятки.
Наприклад, для низки публічних документів, виданих у країнах ЄС, діє спеціальний європейський режим. У деяких випадках багатомовна стандартна форма дозволяє обійтися без окремого перекладу. В окремих реєстраційних процесах переклад документа англійською, французькою або іспанською також може не знадобитися, якщо компетентний працівник володіє цією мовою.
Тому переклад не варто замовляти автоматично. Спочатку краще зрозуміти, чого саме вимагає конкретна процедура.
Докладніше про підготовку документів ми розповідаємо в матеріалі "Переклад документів португальською: який переклад потрібен, щоб документ прийняли".
Що означає "засвідчити документ"
Слово "засвідчення" клієнти використовують для кількох зовсім різних дій.
В одному випадку потрібно підтвердити підпис людини. В іншому - засвідчити копію. У третьому - оформити сертифікований переклад. У четвертому - посвідчити приватний документ.
У Португалії також немає одного обов'язкового державного реєстру "присяжних перекладачів", без якого офіційний переклад нібито неможливий. Переклад може бути виконаний перекладачем, а потім сертифікований уповноваженою особою або організацією у передбаченому порядку.
Саме тому спочатку потрібно визначити необхідну юридичну дію, а вже потім обирати, хто і як її оформить.
Якщо завдання пов'язане з підписом, копією, довіреністю, заявою або іншою нотаріальною дією, дивіться наші нотаріальні послуги в Португалії.
Чотири питання перед будь-яким оформленням
Перш ніж замовляти апостиль, переклад або засвідчення, дайте відповідь на чотири питання:
- у якій країні виданий документ,
- у якій країні він буде використовуватися,
- що це за документ,
- до якої установи або для якої процедури він подається.
Ці чотири відповіді зазвичай одразу відсіюють непотрібні дії.
Наприклад, свідоцтво про народження для Conservatória, диплом для університету, довіреність для угоди та банківська довідка для комплаєнсу можуть вимагати зовсім різної підготовки, навіть якщо всі документи іноземні.
Документ виданий за межами Португалії і потрібен у Португалії
Тут спочатку потрібно перевірити, чи необхідне підтвердження справжності самого документа.
Якщо для документа потрібен апостиль або консульська легалізація, це зазвичай вирішується в країні його походження або через передбачену для цієї країни процедуру.
Після цього визначається, чи потрібен переклад португальською і яким способом його необхідно сертифікувати.
У багатьох випадках логічно спочатку оформити документ та апостиль, а потім перекладати вже весь комплект, включно з апостилем. Але це не універсальне правило для кожної країни і кожної процедури.
Тому не відправляйте документ "на апостиль" лише тому, що так зробив знайомий. Спочатку перевірте вимоги саме до вашого подання.
Документ виданий у Португалії і потрібен за кордоном
Тут логіка дзеркальна.
Спочатку з'ясовується, чи приймає країна призначення португальський документ без додаткової легалізації. Якщо потрібен апостиль, він оформлюється на португальський офіційний документ у Португалії.
Потім перевіряється, чи потрібен переклад мовою країни призначення і яке засвідчення такого перекладу вона приймає.
Наприклад, для свідоцтва про народження, шлюб, судового рішення, довіреності або іншого документа вимоги можуть відрізнятися не лише між країнами, а й між різними установами в одній країні.
Коли апостиль може взагалі не знадобитися
Апостиль потрібен не для кожного іноземного документа.
Для низки публічних документів, які переміщуються між країнами Європейського союзу, діє Регламент ЄС 2016/1191. Для документів, охоплених цим режимом, вимогу апостиля скасовано, а багатомовні стандартні форми можуть спростити або зняти питання перекладу.
Це стосується, зокрема, деяких документів про народження, шлюб, розлучення, місце проживання, громадянство та відсутність судимості.
Крім того, між окремими країнами можуть діяти інші угоди або спеціальні правила.
Тому наявність іноземної печатки сама по собі не означає, що вам обов'язково потрібен апостиль.
Що робити спочатку: апостиль, переклад чи засвідчення
Найпоширеніша помилка - починати з послуги, а не з кінцевої мети.
Правильна послідовність зазвичай визначається так:
- перевірити документ і країну його видачі,
- зрозуміти вимоги країни та установи призначення,
- визначити, чи потрібна легалізація або апостиль,
- визначити, чи потрібен переклад,
- зрозуміти, яке саме засвідчення потрібне,
- лише після цього запускати оформлення.
Іноді це буде "апостиль -> переклад -> засвідчення перекладу". Іноді достатньо "переклад -> сертифікація". Іноді не потрібен ні апостиль, ні переклад.
Нормальне завдання спеціаліста - прибрати зайві кроки, а не продати вам максимальну кількість дій.
Чи можна все зрозуміти зі скану або потрібен оригінал
Для первинної оцінки у більшості випадків достатньо якісного скану або фотографії документа.
За сканом можна визначити вид документа, країну видачі, наявність апостиля або інших відміток, обсяг перекладу та можливий порядок оформлення.
Але для самої нотаріальної дії, засвідчення копії, підтвердження підпису або певної процедури може знадобитися оригінал.
Тому почати можна дистанційно. Якщо оригінал знадобиться далі, ми скажемо про це до початку відповідного етапу.
Типові ситуації, з якими до нас звертаються
Свідоцтво про народження або шлюб для Португалії. Потрібно зрозуміти, чи потрібен апостиль документа, переклад і його сертифікація.
Диплом або атестат. Важливо знати конкретну процедуру: вступ, визнання освіти, роботодавець або інша установа.
Довідка про несудимість. Вимоги залежать від країни видачі, строку документа та процедури, для якої вона потрібна.
Португальський документ для України, Росії або іншої країни. Перевіряємо необхідність апостиля в Португалії та вимоги до перекладу в країні призначення.
Довіреність або заява. Тут може бути важливим не переклад наявного документа, а правильне оформлення нового документа, підпису та апостиля.
Чи потрібен "подвійний апостиль"
Не замовляйте другий апостиль автоматично лише тому, що в комплекті з'явився переклад.
Апостиль підтверджує конкретний офіційний акт, якого він стосується. Якщо після перекладу або засвідчення виникає новий офіційний акт і сторона, яка приймає документ, вимагає підтвердження вже його походження, може з'явитися додатковий етап.
Але це не універсальна схема і не обов'язкове правило для будь-якого перекладу.
Спочатку потрібно побачити документ і вимоги органу, який його прийматиме. Інакше легко заплатити за дію, яка нікому не потрібна.
Від чого залежать вартість і строки
Ціна і строк залежать не лише від кількості сторінок.
Мають значення:
- країна видачі та країна призначення,
- тип документа,
- наявність оригіналу,
- чи потрібен апостиль або інша легалізація,
- мова й обсяг перекладу,
- вид засвідчення,
- терміновість і необхідність доставки.
Тому точну вартість найпростіше порахувати після перегляду документа.
Як ми працюємо з такими документами
Вам не потрібно заздалегідь обирати між "апостилем", "нотаріальним перекладом" і "засвідченням".
Надішліть документ і напишіть, де та для чого ви збираєтеся його використовувати.
Ми подивимося завдання й скажемо:
- які дії дійсно потрібні,
- у якій послідовності їх краще виконати,
- чи потрібен оригінал,
- що можемо зробити в межах одного замовлення,
- вартість і орієнтовний строк.
Наше завдання - не додати до документа якомога більше печаток, а підготувати його так, щоб він відповідав вашій реальній процедурі.
Не знаєте, чи потрібен вам апостиль, переклад або засвідчення?
Надішліть документ і напишіть країну та установу, куди ви його подаєте. Ми визначимо потрібний варіант оформлення й одразу повідомимо вартість і строк.
