Вам сказали, что документ нужно "апостилировать и перевести". Или попросили "заверенный перевод". Или просто написали: "документ должен быть легализован". На этом месте у большинства людей начинается путаница.
Апостиль, перевод и заверение решают разные задачи. Иногда нужны все три действия, иногда только одно, а иногда человек заказывает лишнее просто потому, что никто не объяснил, что именно требует принимающее учреждение.
Правильный вопрос звучит не "где поставить апостиль?", а "что должно произойти с моим документом, чтобы его приняли там, куда я его подаю?".
Апостиль, перевод и заверение - три разные задачи
Апостиль подтверждает происхождение официального документа: подлинность подписи, статус подписавшего лица и, когда применимо, печать или штамп.
Перевод делает содержание документа понятным на языке учреждения, куда он подаётся.
Заверение - это не одно универсальное действие. В зависимости от ситуации речь может идти о заверении перевода, копии, подписи или об удостоверении частного документа.
Поэтому фраза "мне нужно всё заверить" сама по себе ещё не объясняет, какая услуга действительно нужна.
Что именно делает апостиль
Апостиль используется для официальных документов, которые должны быть представлены в другой стране, если между странами применяется Гаагская конвенция 1961 года.
Он не подтверждает, что всё написанное в документе является правдой, не заменяет перевод и не делает документ бессрочным. Его задача - подтвердить происхождение официального акта.
Если документ выдан в Португалии и должен использоваться в другой стране, апостиль, когда он требуется, оформляется в Португалии. Если документ выдан в другой стране, вопрос апостиля решается через компетентные органы страны происхождения документа.
Услуги по апостилированию документов мы рассматриваем именно вместе с конечной страной и целью использования документа.
Когда нужен перевод
Если документ составлен на языке, который принимающее учреждение не использует, обычно требуется перевод.
Для регистрационных процедур в Португалии иностранные документы, как правило, подаются с сертифицированным переводом на португальский язык. Но из этого правила есть исключения.
Например, для ряда публичных документов, выданных в странах ЕС, действует специальный европейский режим. В некоторых случаях многоязычная стандартная форма позволяет обойтись без отдельного перевода. В отдельных регистрационных процессах перевод документа на английском, французском или испанском также может быть не нужен, если компетентный сотрудник владеет этим языком.
Поэтому перевод не стоит заказывать автоматически. Сначала лучше понять, что именно требует конкретная процедура.
Подробнее о подготовке документов мы рассказываем в материале "Перевод документов на португальский: какой перевод нужен, чтобы документ приняли".
Что значит "заверить документ"
Слово "заверение" клиенты используют для нескольких совершенно разных действий.
В одном случае нужно подтвердить подпись человека. В другом - заверить копию. В третьем - оформить сертифицированный перевод. В четвёртом - удостоверить частный документ.
В Португалии также нет одного обязательного государственного реестра "присяжных переводчиков", без которого официальный перевод якобы невозможен. Перевод может быть выполнен переводчиком и затем сертифицирован уполномоченным лицом или организацией в предусмотренном порядке.
Именно поэтому сначала нужно определить требуемое юридическое действие, а уже потом выбирать, кто и как его оформляет.
Если задача связана с подписью, копией, доверенностью, заявлением или другим нотариальным действием, смотрите наши нотариальные услуги в Португалии.
Четыре вопроса перед любым оформлением
Прежде чем заказывать апостиль, перевод или заверение, ответьте на четыре вопроса:
- в какой стране выдан документ,
- в какой стране он будет использоваться,
- что это за документ,
- в какое учреждение или для какой процедуры он подаётся.
Эти четыре ответа обычно сразу отсекают ненужные действия.
Например, свидетельство о рождении для Conservatória, диплом для университета, доверенность для сделки и банковская справка для комплаенса могут потребовать совершенно разной подготовки, даже если все документы иностранные.
Документ выдан за пределами Португалии и нужен в Португалии
Здесь сначала нужно проверить, требуется ли подтверждение подлинности самого документа.
Если для документа нужен апостиль или консульская легализация, это обычно решается в стране его происхождения или через предусмотренную для этой страны процедуру.
После этого определяется, нужен ли перевод на португальский и каким способом его необходимо сертифицировать.
Во многих случаях логично сначала оформить документ и апостиль, а затем переводить уже весь комплект, включая апостиль. Но это не универсальное правило для каждой страны и каждой процедуры.
Поэтому не отправляйте документ "на апостиль" только потому, что так сделал знакомый. Сначала проверьте требования именно к вашей подаче.
Документ выдан в Португалии и нужен за границей
Здесь логика зеркальная.
Сначала выясняется, принимает ли страна назначения португальский документ без дополнительной легализации. Если нужен апостиль, он оформляется на португальский официальный документ в Португалии.
Затем проверяется, требуется ли перевод на язык страны назначения и какое заверение такого перевода она принимает.
Например, для свидетельства о рождении, браке, судебного решения, доверенности или другого документа требования могут отличаться не только между странами, но и между разными учреждениями внутри одной страны.
Когда апостиль может вообще не понадобиться
Апостиль нужен не для каждого иностранного документа.
Для ряда публичных документов, которые перемещаются между странами Европейского союза, действует Регламент ЕС 2016/1191. Для охваченных им документов требование апостиля отменено, а многоязычные стандартные формы могут упростить или снять вопрос перевода.
Это касается, в частности, некоторых документов о рождении, браке, разводе, месте жительства, гражданстве и отсутствии судимости.
Кроме того, между отдельными странами могут действовать другие соглашения или специальные правила.
Поэтому наличие иностранной печати само по себе не означает, что вам обязательно нужен апостиль.
Что делать сначала: апостиль, перевод или заверение
Самая частая ошибка - начинать с услуги, а не с конечной цели.
Правильная последовательность обычно определяется так:
- проверить документ и страну его выдачи,
- понять требования страны и учреждения назначения,
- определить, нужна ли легализация или апостиль,
- определить, нужен ли перевод,
- понять, какое именно заверение требуется,
- только после этого запускать оформление.
Иногда это будет "апостиль -> перевод -> заверение перевода". Иногда достаточно "перевод -> сертификация". Иногда не нужен ни апостиль, ни перевод.
Нормальная задача специалиста - убрать лишние шаги, а не продать вам максимальное количество действий.
Можно ли понять всё по скану или нужен оригинал
Для первичной оценки в большинстве случаев достаточно хорошего скана или фотографии документа.
По скану можно определить вид документа, страну выдачи, наличие апостиля или других отметок, объём перевода и возможный порядок оформления.
Но для самого нотариального действия, заверения копии, признания подписи или определённой процедуры может потребоваться оригинал.
Поэтому начать можно дистанционно. Если оригинал понадобится дальше, мы скажем об этом до начала соответствующего этапа.
Типичные ситуации, с которыми к нам обращаются
Свидетельство о рождении или браке для Португалии. Нужно понять, требуется ли апостиль документа, перевод и его сертификация.
Диплом или аттестат. Важно знать конкретную процедуру: поступление, признание образования, работодатель или другое учреждение.
Справка о несудимости. Требования зависят от страны выдачи, срока документа и процедуры, для которой она нужна.
Португальский документ для Украины, России или другой страны. Проверяем необходимость апостиля в Португалии и требования к переводу в стране назначения.
Доверенность или заявление. Здесь может быть важен не перевод существующего документа, а правильное оформление нового документа, подписи и апостиля.
Нужен ли "двойной апостиль"
Не заказывайте второй апостиль автоматически только потому, что в комплекте появился перевод.
Апостиль подтверждает конкретный официальный акт, к которому он относится. Если после перевода или заверения возникает новый официальный акт и принимающая сторона требует подтверждения уже его происхождения, может появиться дополнительный этап.
Но это не универсальная схема и не обязательное правило для любого перевода.
Сначала нужно увидеть документ и требования принимающего органа. Иначе легко заплатить за действие, которое никому не нужно.
От чего зависят стоимость и сроки
Цена и срок зависят не только от количества страниц.
Имеют значение:
- страна выдачи и страна назначения,
- тип документа,
- наличие оригинала,
- нужен ли апостиль или другая легализация,
- язык и объём перевода,
- вид заверения,
- срочность и необходимость доставки.
Поэтому точную стоимость проще всего посчитать после просмотра документа.
Как мы работаем с такими документами
Вам не нужно заранее выбирать между "апостилем", "нотариальным переводом" и "заверением".
Пришлите документ и напишите, где и для чего вы собираетесь его использовать.
Мы посмотрим задачу и скажем:
- какие действия действительно нужны,
- в какой последовательности их лучше выполнить,
- нужен ли оригинал,
- что можем сделать в рамках одного заказа,
- стоимость и ориентировочный срок.
Наша задача - не добавить к документу как можно больше печатей, а подготовить его так, чтобы он соответствовал вашей реальной процедуре.
Не знаете, нужен вам апостиль, перевод или заверение?
Пришлите документ и напишите страну и учреждение, куда вы его подаёте. Мы определим необходимый вариант оформления и сразу сообщим стоимость и срок.
