У житті кожного іммігранта постійно виникають ситуації, коли потрібно подавати документи до різних установ та інстанцій. Куди б ви не звернулися — в банк, міграційну службу, посольство чи школу — скрізь існують певні вимоги до оформлення документів. Тому сьогодні ми розберемося в тому, що таке легалізація документів, як це працює і як правильно підготувати документи для подачі.
Навіщо потрібна легалізація документів?
У світі існує майже 200 країн, і кожна з них має свої особливості бюрократії, свої вимоги до оформлення документів, і навіть свій рівень корупції і можливість вирішення питань за гроші. Щоб одна країна не залежала від особливостей оформлення документів в іншій, були створені механізми легалізації. Це механізми, які дозволяють будь-якому працівнику держустанови переконатися, що документ справжній, виданий у вказаній країні та відповідною інстанцією.
Два основних типи легалізації: апостиль та консульська легалізація
Усі країни можна умовно поділити на дві групи.
Перша група — це країни, що підписали Гаазьку конвенцію 1961 року, яких на сьогодні вже більше ста. Ці країни уніфікували та узгодили процеси підтвердження оригінальності документів. Простими словами, це так зване "апостилювання", коли на документ ставиться апостиль — спеціальний штамп, що підтверджує його видачу та оригінальність. Зазвичай апостиль виглядає як великий квадратний штамп на документі або як окремий аркуш з цим штампом, прикріплений до документу. Апостиль підтверджує, що документ виданий офіційною інстанцією в країні його оформлення і може бути прийнятий в іншій країні, що підписала Гаазьку конвенцію.
Друга група — це країни, які не є учасниками Гаазької конвенції. Для документів, виданих у цих країнах, застосовується консульська легалізація, яка є більш складним і багатоетапним процесом. У цьому випадку документ спочатку засвідчується в Міністерстві закордонних справ країни, де він був виданий, а потім у консульстві країни, куди він подається. Це значно ускладнює процес, особливо якщо у країни, куди подається документ, немає консульства країни, де цей документ був оформлений. Іноді консульства однієї країни можуть засвідчувати документи для подачі в інші країни за спеціальними міжнародними угодами.
Часті запитання про апостиль
Багато клієнтів часто звертаються з запитом "хочу замовити у вас апостиль" або "мені потрібен апостиль" і не завжди розуміють, що це насправді. Апостиль — це не окремий документ і не спеціальний переклад, а штамп, який проставляється на оригіналі документа та підтверджує його справжність. Причому апостиль можна поставити тільки в країні, де був виданий документ. Наприклад, на українські документи апостиль ставиться тільки в Україні, а на португальські — тільки в Португалії.
Деякі документи можуть не підлягати апостилюванню через їх фізичний стан, наявність зайвих відміток або штампів, якщо, наприклад, документ заламінований, а також з інших причин. Тому дуже важливо переконатися, що ваш документ відповідає вимогам для апостилювання.
Деякі документи можуть не підлягати апостилюванню через їх фізичний стан, наявність зайвих відміток або штампів, якщо, наприклад, документ заламінований, а також з інших причин. Тому дуже важливо переконатися, що ваш документ відповідає вимогам для апостилювання.
Термін дії апостиля та самого документа
Наші замовники часто запитують, чи має апостиль термін дії. Сам апостиль не має терміну давності, але це не означає, що документ, на якому він проставлений, безстроковий. Наприклад, довідка про несудимість з будь-якої країни в Португалії дійсна тільки 90 днів, незважаючи на наявність апостиля. Однак дипломи та інші документи про освіту зазвичай видаються на все життя, тому вони вважаються безстроковими.
Подвійний апостиль: коли це потрібно?
Іноді виникає плутанина з так званим подвійним апостилем. Подвійний апостиль — це процес, при якому апостиль спочатку ставиться на оригінал документа, а потім, після перекладу документа на потрібну мову (наприклад, на португальську), апостиль проставляється ще раз на сам переклад. Це потрібно, якщо документи подаються, наприклад, у консульство Португалії в іншій країні, і переклад оформлюється не в Португалії. Але якщо документи подаються безпосередньо в Португалії, і переклад засвідчується в самій Португалії, то подвійний апостиль не потрібен. На жаль, це часто стає відомо людям вже після того, як гроші витрачені на зайві послуги.
Як оформити апостиль?
У кожній країні існують свої нюанси оформлення апостилю. Зазвичай за це відповідають міністерства закордонних справ, внутрішніх справ, юстиції або освіти, залежно від типу документа. У Португалії уповноваженим органом є "Procuradoria Geral da República", який займається підтвердженням автентичності документів, виданих у країні.
Часто виникає питання: як співробітники міністерства можуть знати і розбиратися в автентичності всіх підписів, печаток і штампів? Так ось, у кожній країні існує база даних, до якої внесені зразки підписів, печаток і штампів усіх державних органів, таких як суди, нотаріуси або РАЦСи. При перевірці документа співробітник звіряє штампи і підписи з наявними в базі зразками. Якщо виникають сумніви в автентичності підпису або штампу, службовець може або відмовити в апостилюванні, або ініціювати додаткову перевірку.
Процес перевірки, як правило, чітко організований, і в більшості випадків документи апостилюються швидко — від 15 хвилин до кількох днів. Якщо ж доводиться робити додаткові запити, процес може зайняти кілька тижнів.
Часто виникає питання: як співробітники міністерства можуть знати і розбиратися в автентичності всіх підписів, печаток і штампів? Так ось, у кожній країні існує база даних, до якої внесені зразки підписів, печаток і штампів усіх державних органів, таких як суди, нотаріуси або РАЦСи. При перевірці документа співробітник звіряє штампи і підписи з наявними в базі зразками. Якщо виникають сумніви в автентичності підпису або штампу, службовець може або відмовити в апостилюванні, або ініціювати додаткову перевірку.
Процес перевірки, як правило, чітко організований, і в більшості випадків документи апостилюються швидко — від 15 хвилин до кількох днів. Якщо ж доводиться робити додаткові запити, процес може зайняти кілька тижнів.
Важливі моменти для мігрантів
Якщо ви перебуваєте в Португалії, а ваші документи були видані в іншій країні, то апостиль можна поставити лише в тій країні, де документи були видані. Це означає, що документи потрібно відправляти в країну їх походження для апостилювання. Також майте на увазі, що не кожен документ може бути завірений апостилем, особливо якщо на ньому є зайві позначки, він заламінований або виданий в організації, яка не відповідає вимогам.
В деяких випадках необхідно отримати повторний дублікат документа або виписку з архівів, щоб легалізувати його.
В деяких випадках необхідно отримати повторний дублікат документа або виписку з архівів, щоб легалізувати його.
Проблеми з документами нестандартного зразка
Іноді трапляються ситуації, коли до нас звертаються з документами, виданими не на державному бланку. Це стосується, наприклад, деяких дипломів, які університети оформляли в різні роки на особливих оригінальних бланках для підтвердження своєї унікальності. Проте такі документи не відповідають державному зразку і не підлягають легалізації. У таких випадках вам доведеться звертатися до архівів установ, щоб переоформити документ на бланк державного зразка.
Основні висновки щодо легалізації документів
- Існують два типи легалізації: апостиль і консульська легалізація.
- Апостиль ставлять тільки в країні, де було видано документ, тому документи потрібно надсилати на апостилювання в країну видачі в разі, якщо вони знаходяться за кордоном.
- Перевіряйте стан документа перед легалізацією - він має бути в гарному стані, з чіткими підписом і печаткою, без зайвих штампів, не заламінований і відповідати вимогам.
- Термін дії апостиля не обмежений, але сам документ може мати термін дії, наприклад, будь-яка довідка про несудимість має термін дії 90 днів.
- Документи, які подаються в Португалії, мають бути перекладені португальською мовою і нотаріально засвідчені в самій Португалії.
Якщо у вас є запитання або вам потрібна допомога з легалізацією документів, апостилюванням або перекладами, звертайтеся до нашого бюро. Ми завжди готові допомогти вам.