Блог бюро переводов

Легализация документов и апостиль: что нужно знать каждому иммигранту

В жизни каждого иммигранта постоянно случаются ситуации, когда нужно подавать документы в различные учреждения и инстанции. Куда бы вы ни обратились — в банк, миграционную службу, посольство или школу — везде существуют определенные требования к оформлению документов. Поэтому сегодня мы разберемся в том, что такое легализация документов, как это работает и как правильно подготовить документы для подачи.

Зачем нужна легализация документов?

В мире существует почти 200 стран, и каждая из них имеет свои особенности бюрократии, свои требования к оформлению документов,и даже свой уровень коррупции и возможность решения вопросов за деньги.
Чтобы одна страна не зависела от особенностей оформления документов в другой, были созданы механизмы легализации. Это механизмы, которые позволяют любому сотруднику госучреждения убедиться, что документ подлинный, выдан в указанной стране и соответствующей инстанцией.

Два основных типа легализации: апостиль и консульская легализация

Все страны можно условно разделить на две группы.
Первая группа — это страны, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, которых на сегодняшний день уже более ста. Эти страны унифицировали и согласовали процессы подтверждения подлинности документов. Простыми словами, это так называемое "апостилирование", когда на документ ставится апостиль — специальный штамп, подтверждающий его выдачу и подлинность. Как правило, апостиль выглядит как большой квадратный штамп на документе или как отдельный лист с этим штампом, прикрепленный к документу. Апостиль подтверждает, что документ выдан официальной инстанцией в стране его оформления и может быть принят в другой стране, подписавшей Гаагскую конвенцию.
Вторая группа — это страны, которые не являются участниками Гаагской конвенции. Для документов, выданных в этих странах, применяется консульская легализация, которая является более сложным и многоэтапным процессом. В этом случае документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел страны, где он был выдан, а затем в консульстве страны, в которую он подается. Это значительно усложняет процесс, особенно если у страны, куда подается документ, нет консульства страны, где этот документ был оформлен. Иногда консульства одной страны могут заверять документы для подачи в другие страны по специальным международным договоренностям.

Часто задаваемые вопросы об апостиле

Многие клиенты часто обращаются с запросом "хочу заказать у вас апостиль" или "мне нужен апостиль" и не всегда понимают, что это на самом деле. Апостиль — это не отдельный документ и не специальный перевод, а штамп, который проставляется на оригинале документа и подтверждает его подлинность. Причем апостиль можно поставить только в стране, где был выдан документ. Например, на украинские документы апостиль ставится только в Украине, а на португальские — только в Португалии.
Некоторые документы могут не подлежать апостилированию из-за их физического состояния, наличия лишних отметок или штампов, если, например, документ заламинирован, а также других причин. Поэтому очень важно убедиться, что ваш документ соответствует требованиям для апостилирования.

Срок действия апостиля и самого документа

Наши заказчики часто спрашивают, имеет ли апостиль срок действия. Сам по себе апостиль не имеет срока давности, но это не означает, что документ, на котором он проставлен, бессрочен. Например, справка о несудимости из любой страны в Португалии действительна только 90 дней, несмотря на наличие апостиля. Однако дипломы и другие документы об образовании обычно выдаются на всю жизнь, поэтому они считаются бессрочными.

Двойной апостиль: когда это нужно?

Порой возникает путаница с так называемым двойным апостилем. Двойной апостиль — это процесс, при котором апостиль ставится сначала на оригинал документа, а затем, после перевода документа на нужный язык (например, на португальский), апостиль проставляется еще раз на сам перевод. Это требуется, если документы будут подаваться, например, в консульство Португалии в другой стране и перевод оформляется не в Португалии. Но если документы подаются непосредственно в Португалии и перевод заверяется в самой Португалии, то двойной апостиль не нужен. К сожалению, это часто становится известно людям уже после того, как деньги потрачены на избыточные услуги.

Как оформить апостиль?

В каждой стране существуют свои нюансы оформления апостиля. Обычно за это отвечают министерства иностранных дел, внутренних дел, юстиции или образования, в зависимости от типа документа. В Португалии уполномоченным органом является "Procuradoria Geral da República", который занимается подтверждением подлинности документов, выданных в стране.
Часто возникает вопрос: как сотрудники министерства могут знать и разбираться в подлинности всех подписей, печатей и штампов? Так вот, в каждой стране существует база данных, в которую внесены образцы подписей, печатей и штампов всех государственных органов, таких как суды, нотариусы или ЗАГСы. При проверке документа сотрудник сверяет штампы и подписи с имеющимися в базе образцами. Если возникает сомнение в подлинности подписи или штампа, служащий может либо отказать в апостилировании, либо инициировать дополнительную проверку.
Процесс проверки, как правило, четко организован, и в большинстве случаев документы апостилируются быстро — от 15 минут до нескольких дней. Если же приходится делать дополнительные запросы, процесс может занять несколько недель.

Важные моменты для иммигрантов

Если вы находитесь в Португалии, а ваши документы были выданы в другой стране, то апостиль можно поставить только в стране, где документы были выданы. Это означает, что документы нужно отправлять в страну их происхождения для апостилирования. Также имейте в виду, что не каждый документ может быть заверен апостилем, особенно если на нем есть лишние отметки, он заламинирован или выдан в организации, не соответствующей требованиям.
В некоторых случаях необходимо получить повторный дубликат документа или выписку из архивов, чтобы легализовать его.

Проблемы с документами нестандартного образца

У нас иногда случаются ситуации, когда к нам обращаются с документами, выданными не на государственном бланке. Это касается, например, некоторых дипломов, которые университеты оформляли в разные годы на особых оригинальных бланках для подтверждения своей уникальности. Однако такие документы не соответствуют государственному образцу и не подлежат легализации. В таких случаях вам придется обращаться в архивы учреждений, чтобы переоформить документ на бланк государственного образца.

Основные выводы по легализации документов

1. Существуют два типа легализации: апостиль и консульская легализация.
2. Апостиль ставится только в стране, где был выдан документ, поэтому документы нужно отправлять на апостилирование в страну выдачи в случае, если они находятся за границей.
3. Проверяйте состояние документа перед легализацией — он должен быть в хорошем состоянии, с четкими подписью и печатью, без лишних штампов, не заламинирован и соответствовать требованиям.
4. Срок действия апостиля не ограничен, но сам документ может иметь срок действия, например, любая справка о несудимости имеет срок действия 90 дней.
5. Документы, которые подаются в Португалии, должны быть переведены на португальский язык и нотариально заверены в самой Португалии.
Если у вас есть вопросы или вам нужна помощь с легализацией документов, апостилированием или переводами, обращайтесь в наше бюро. Мы всегда готовы помочь вам.